막히는 지점은
이렇게 풀립니다

카톡을 자동으로 읽어 오는 건 막혀 있어서, 직원이 메시지를 복사해 붙여 넣는 방식으로 했습니다.

AI가 거래처와 품목을 찾아 주문서 초안을 만들고, '그거'처럼 애매한 건 노란색으로 표시합니다.

직원은 노란 칸만 확인하고 확정합니다.

강제로 넣게 하면 대충 넣을 것 같아 방법을 바꿨습니다.

거래처를 넣으면 견적서가 1분 만에 나오고 본인 실적이 자동 집계되는 화면을 먼저 만들었습니다.

막내가 먼저 써 보고 견적이 빨라진 걸 회의에서 보여 줬습니다.

실적 인센티브 계산을 이 화면 기준으로 하겠다고 공지했습니다.

AI에게 비슷한 이름을 묶으라고 시켰더니 70%는 맞고 30%는 엉뚱하게 묶었습니다.

묶은 결과를 표로 만들어 경리 직원이 하루 동안 확인했습니다.

확정된 거래처에 코드를 붙이고, 이후 입력은 목록에서 고르게만 했습니다.

새 거래처는 경리만 추가할 수 있게 했습니다.

표를 채워 달라고 했더니 바쁘다며 한 달째 안 채웠습니다.

방법을 바꿔 부장과 1시간씩 세 번 이야기하며 녹음했습니다.

녹음을 AI로 정리해 거래처별 단가표 초안을 만들고, 부장은 틀린 곳만 고쳤습니다.

이후 견적은 이 표에서 나가고, 예외는 부장 승인을 받게 했습니다.

세 곳 엑셀을 올리면 하나로 합치는 화면을 만들었습니다.

2주 뒤 쿠팡이 엑셀 양식을 바꾸면서 다 깨졌습니다.

칸 위치가 아니라 칸 이름으로 찾게 고치고, 처음 보는 칸이 생기면 알려 주게 했습니다.

API 연동은 아직 엄두가 안 나서 엑셀 방식으로 버티고 있습니다.

부서별 품목 목록을 모두 모아 AI로 짝을 맞췄습니다.

세 부서 담당자가 한 자리에 모여 2시간 동안 최종 이름을 정했습니다. 이 회의가 제일 힘들었습니다.

품목 코드를 정하고, 예전 이름은 '다른 이름'으로 남겨 검색되게 했습니다.

마감 후에 몰아서 적게 했더니 절반은 안 적었습니다.

'적는 일' 자체를 없애기로 했습니다. POS 판매 데이터를 매일 밤 가져와 팔린 만큼 재고를 자동으로 빼게 했습니다.

사람은 마감 때 핵심 품목 10개만 3분 동안 실제 수량을 확인합니다.

차이가 크면 다음 날 아침 점장에게 알림이 갑니다.

터치 장갑을 사 봤는데 영하에서는 소용없었습니다.

바코드 스캐너는 한 대 80만 원이라 포기했습니다.

음성 입력을 시도했는데 냉동기 소음 때문에 엉뚱하게 받아 적었습니다.

창고 안에서는 종이 체크표에 표시만 하고, 나와서 그 종이를 휴대폰으로 찍으면 AI가 읽어 입력하게 바꿨습니다.

전부 옮기는 건 포기했습니다.

최근 1년치만 휴대폰으로 찍어 AI가 읽게 했습니다. 손글씨 숫자는 10% 정도 틀려서 합계가 맞는지만 사람이 확인했습니다.

그 이전 자료는 상자에 연도별 번호만 붙이고, 필요할 때 찾아보기로 했습니다.

전원에게 한꺼번에 쓰라고 했다가 일주일 만에 아무도 안 썼습니다.

제일 반대하던 반장께 '종이에 쓰던 칸 그대로' 화면을 같이 만들자고 따로 부탁했습니다. 점심을 세 번 같이 먹었습니다.

입력 칸을 12개에서 4개로 줄이고, 나머지는 사무실에서 채웠습니다.

반장이 먼저 쓰기 시작하니 다른 직원들은 따로 설득할 필요가 없었습니다.

AI로 화면을 4개 국어로 바꿨는데 번역이 어색해서 오히려 웃음거리가 됐습니다.

한국어 잘하는 직원 두 명에게 번역 검수를 부탁하고 수고비를 줬습니다.

글자 대신 제품 사진 버튼으로 바꾸고 숫자만 누르게 했습니다.

입력하면 모국어로 '고맙습니다'가 뜨게 했더니 반응이 확 좋아졌습니다.

공유기를 늘리는 견적이 80만 원이었는데 그래도 안 될 수 있다는 말에 보류했습니다.

AI에게 '인터넷이 끊겨도 휴대폰에 저장해 두고 연결되면 올리게 해 달라'고 요청했습니다.

연결될 때 같은 기록이 두 번 올라가는 문제가 생겨, 기록마다 고유 번호를 붙여 중복을 막았습니다.

화면 위에 '아직 안 올라간 기록 3건'처럼 보여 줘서 직원들이 안심하게 했습니다.

카톡방 사진을 자동으로 정리하려 했는데 카톡에서 가져오는 게 막혀서 포기했습니다.

링크 하나 열면 '현장 고르기 → 사진 → 한 줄 메모'만 하는 화면을 만들었습니다.

소장들 휴대폰에 직접 찾아가서 홈 화면에 아이콘을 깔아 드렸습니다. 이게 제일 효과가 컸습니다.

저녁 6시에 오늘 보고 안 한 현장만 대표에게 알림이 오게 했습니다.

기존 ERP는 그대로 두고, 현장 입력만 새로 만든 화면에서 하게 했습니다.

하루 한 번 새 화면 데이터를 기존 ERP 업로드 양식으로 바꿔서 넣습니다.

처음엔 이걸 사람이 했는데, 지금은 버튼 하나로 파일이 만들어집니다.

얼버무리면 더 불안해할 것 같아 '줄이려는 건 월말 야근이지 사람이 아니다'라고 문서로 적어 줬습니다.

직함을 '경리'에서 '정산 시스템 담당'으로 바꾸고 수당을 월 10만 원 붙였습니다.

첫 화면은 그 직원이 '이것만 없어지면 좋겠다'는 목록을 쓰게 하고 그 순서대로 만들었습니다.

처음 2주는 엑셀과 새 화면을 같이 쓰며 숫자가 맞는지 그 직원이 확인했습니다.

은행 API를 쓰려고 알아봤는데 사업자 조건과 절차가 까다로워 포기했습니다.

인터넷뱅킹에서 내려받은 엑셀을 올리면 출고 내역과 금액으로 짝을 맞추게 했습니다.

입금자 이름이 다른 경우는 한 번 사람이 짝을 지어 주면 다음부터 기억하게 했습니다.

더존과 바로 연결하려 했는데 권한과 비용 문제로 막혔습니다.

세무사 사무실에 '어떤 양식으로 주면 제일 편하냐'고 물었더니 더존 업로드용 엑셀 양식을 줬습니다.

ERP에서 그 양식 그대로 내보내는 버튼을 만들었습니다.

강사에게 물어보고, 회사용 계정은 입력 내용을 학습에 쓰지 않는 설정을 확인했습니다.

그래도 찜찜해서 AI에 보내기 전에 전화번호와 주소를 가리는 단계를 넣었습니다.

직원들에게 개인 계정에 고객 정보를 넣지 말라는 규칙을 문서로 돌렸습니다.

직원 한 명 옆에 앉아서 실제로 쓰는 걸 지켜봤습니다. 어디서 막히는지 바로 보였습니다.

화면 4개를 1개로 합치고 글씨를 두 배로 키웠습니다.

버튼은 '다음' 하나만 남기고, 잘 안 쓰는 기능은 사무실 화면으로 옮겼습니다.

이번엔 전사 도입을 선언하지 않고 출고 담당 2명만 같이 시작했습니다.

2주 동안은 엑셀과 병행해서 새 화면이 틀려도 손해가 없게 했습니다.

매주 금요일 10분씩 불편한 점을 듣고, 다음 월요일 아침에 고친 화면을 보여 줬습니다. AI로 고치니 하루면 됐습니다.

'말하면 바로 바뀐다'는 경험이 쌓이니 다른 부서에서 먼저 해 달라고 했습니다.

한 달 동안 경리와 출고 담당이 반복 업무에 쓰는 시간을 직접 쟀습니다. 주 14시간이었습니다.

그중 정산 대사 하나만 3개월 시범으로 바꿨습니다.

시범 후 같은 일이 주 4시간으로 줄었고, 실수로 다시 맞춰 보는 시간도 사라졌습니다.

이 표를 들고 가니 '그럼 출고도 해 보자'는 답이 나왔습니다.

동기 대표가 '제일 귀찮은 일 하나만 해 봐라'고 했습니다.

매일 아침 30분씩 하던 출고표 정리 하나만 골랐습니다.

일주일 만에 그게 돌아가니 다음에 할 것이 저절로 보였습니다.

AI 구독 하나로 한 달만 해 보고 안 되면 접자고 정했습니다.

처음 2주는 거의 진척이 없었습니다. 설치하다 막히고, 데이터 구조를 몰라서 세 번 갈아엎었습니다.

막힐 때마다 강사와 동기 대표들에게 물었습니다. 같은 데서 막힌 사람이 꼭 있었습니다.

서버는 무료 요금제로 시작하고, 직원이 쓰기 시작한 뒤에 유료로 바꿨습니다.

원인은 무료 서버 요금제의 월 사용량 초과였습니다.

당장은 유료로 바꿔서 10분 만에 살렸습니다.

사용량이 80%를 넘으면 미리 알림이 오게 설정했습니다.

시스템이 멈추면 쓸 종이 양식을 사무실에 비치했습니다.